会社で「仕事がよくわからない！」を脱出する５つの方法
入社後しばらくしてから「配属されましたが、仕事がよくわかりません」という社員の声を聞くことがあります。先輩の仕事を手伝いたいけれど、よくわからなくてできない、とか。
また、会社内でみんなが話している会話もよくわからないということもあるでしょう。「この仕事、やっておいて！」と指示されても、何をどうしてよいのか、まったくわからない！…と泣きそうになった人もいるかもしれません。
今回はそのような「仕事がわからない！」という事態になったときの対処法です。
１．仕事がわからないのは当たり前
そもそも入社して日が浅い場合には「仕事がわからなくて当たり前」という認識を持つことです。会社に入ったのだから、、、研修を受けたのだから・・・と考えて、「仕事ができなくてはいけない！」と焦ってしまう人もいるかもしれません。でも、入社して１年も経っていないのですから、わからないのは当たり前で、何も「あなただけ」がわからないわけではないのです。
仮に、すでに新入社員の段階で仕事がバリバリできてしまったら、上司や先輩の立場がありません。
新人が仕事ができないのは先輩方もわかっています。
ものわかりが悪かったり、失敗したりするのは当たり前なのです。そのために、上司や先輩がいるのです。会社は組織として仕事をしているので、そうした弱いポイントを補いながら進んで行くのです。
同じ時期に入社した社員が、なんだか「すでにバリバリと仕事をしているふう」であっても、仕事がわかっているわけではありません。
まずは、
「新人は仕事がわからなくて当たり前」
「自分だけがわからないわけでない」
「先輩も新人は仕事ができないことを前提としている」
…という認識を改めて思い出しましょう。
そうした当たり前の事実を受け入れるマインドを前提として、次の解決策が出てきます。
２．入社一年目は先輩になんでも聞くことができるのが最大の特権
新人は「仕事がわからない」ということが前提なわけですから、わからないことは「聞けばよい」のです。
上司や先輩方が忙しく仕事をしていると、「こんなことを聞くのは失礼ではないのか」などと遠慮してしまう気持ちになることがあります。仕事の邪魔をしてしまうのではないかという心配です。
でも、わからないことを聞かずに自分の判断で仕事を進めてしまい、後からやり直しになったり、かえってややこしいことになったりしたほうが、会社としては困るのです。確かに新人の場合には、こうしたことも「新人の失敗」として許容する風土が日本の会社にはあります。
しかし、仕事のやり直し、というのはとても生産性の低い行動です。できれば、手戻りのないほうが仕事の効率が上がりますし、余計なストレスも軽減されます。
あなたが「こんなことは簡単すぎるのではないか」ということも聞いてみるのです。
たとえば、資料が保管してある場所は、あなたがあれこれ探さなくても、先輩に聞けば一発でわかることです。
パソコンの操作で、「エクセルのコピーとペーストはどのようにやるのでしょうか？」という基礎中の基礎であっても、新人の間は聞いてしまうべきです。
確かに、「コピペ」というのは、基礎中の基礎なのかもしれませんが、それでもわからずに悩んでいるなら聞いてしまってください。
先輩だって難しいことを聞かれるよりも、簡単なことを聞かれたほうが「なんだ、そんなことなら俺でも簡単に教えらえる」と感じて安心するものです。
それに、新人に仕事のことを聞かれるのは上司や先輩としてとても嬉しいことなのです。ですから、「こんな簡単なこと・・・」と遠慮せずに、どんどん聞いてしまってください。入社して１年間は、それが無条件で許される時期なのです。
そして、それが新入社員の最大の特権でもあります。１年をすぎると、だんだんと聞きづらくなってくるのがわかると思います。ですから、この特権をこのタイミングで最大限に生かすことが、これからの会社生活をスムーズに過ごす秘訣にもなります。
聞けばすぐに正解にたどり着くのです。
聞くことで上司や先輩とのコミュニケーションも密になりますし、あなたの感じている「質問」自体が会話のネタになります。
ぜひ、どんどん聞いていきましょう。
３．「わからないことがわからない」と気持ちを素直に伝える
「わからないことは聞けばよい」と書きましたが、新人の場合は「そもそも何がわからないのかすら、わからない」という状態になることも多いかもしれません。
自分が分かっていないことがわからないのですから、先輩に質問すらできないわけです。
そのような場合には、どのようにしたらよいのでしょうか。
そもそも「わからないことすらわからない」という場合には、自分の内部で「わからない！」という言葉だけが渦巻いている状態です。
「わからない！」という単語以外は入ってこないのですから、自分のなかでぐるぐるするだけで、一向に解決に向かいません。そんな社員の動向は、仕事を前にして「立ち尽くしている」という状態になります。行動ができないわけです。
そうした状態の打開策は、
「なにがわからないのか、自分でもわからない状態なのです・・・」と素直に気持ちをアウトプットすることです。
最初は、そのような自分の気持ちを外に出すことが恥ずかしいと感じるかもしれません。
でも、新人の特徴は「仕事がわからないのは当たり前」
そして、新人の特権は「わからないことはなんでも聞ける」
…ということでした。
この特徴と特権については、先輩も分かっています。上司や先輩だって、その昔は新人だった時期が必ずあるのです。新人の立場は経験済みの人たちがみんな上司や先輩になっているのです。
「わからないことが、わからない」という訴えに、先輩たちはどのように対処するのでしょうか。
相手が「わかっていない」と判断した時、その「わからなさ」が深刻であればあるほど、先輩は、仕事の根本、基本に遡って説明してくれるはずです。
「なぜ、この仕事をお願いしたのか」という根本までさかのぼります。
例えば、
「この洋服の売り上げ明細をエクセルに打ち込んで売上高と日別グラフを作っておいて！」
と仕事を頼まれたとします。
先輩の立場からすれば、いつものルーティンの簡単な仕事かもしれません。だから、新人でもできると思って依頼した可能性があります。
しかし、新人のあなたの立場からすれば、
「この洋服…エクセル？明細？・・・はぁ！？」と思って固まっているかもしれません。
わからなさすぎて、どこが不明点なのかも説明できず、「わからないことがわからない」という状態です。
そのようなときには、
「すみません、慣れていなくて内容がわからないです。お忙しいところ申し訳ありませんが、具体的に教えていただけますでしょうか」
…と確認するのです。
すると、先輩は「新人が固まっている」とか「ちょっと説明が雑だったかな」とか、自分の依頼の仕方を振り返ります。
「そもそもこの仕事は今月のこの洋服の売り上げを部長に説明するために作る資料だ」
「洋服とは、左から２列目にかかれているのが洋服の名前。１回売れると１行に記載することになっている」
「今月は５０行あるから、のべ５０人のお客さんが買ってくれたと言うこと」
「左から７列目の数字をこのエクセルファイルのこの列に入力してほしい」
「エクセルのグラフ表示は、あそこに“エクセル入門”という本があるから読みながらやってみて」
…というふうに同じ目線で話してくれるはずです。
要は、いま自分が「何がわからないのかもわからずに戸惑っています」ということを素直に伝えることです。
会社の先輩方は新人の気持ちを「行間を読む」ようには読み取ってはくれません。
やはり言葉で明確に伝えないと伝わらないのです。
４．ちょっと上級の新人は「この仕事はこうやってもいいですか？」と提案
すでに会社の雰囲気をつかめている新入社員は、先輩から受けた仕事について「どうして、こんな面倒なやり方をしているのだろう・・・」と、さっそく疑問を持ってしまった人もいるかもしれません。
会社での仕事のやり方というのは、前任者からの引き継ぎ引き継ぎで、代々伝わっているものが多く、昔からずっと同じやり方を継承してきているものが少なくありません。
しばらく会社の中で過ごしていると、仕事のやり方が効率が悪くても「今までこうやってきたから」という理由で、特に深く考えることなく引き継がれてしまいます。
そこに、会社に染まっていない新人の目からすると「どうして、こんなやり方を・・・」という素朴な疑問が生まれることがあります。
「この仕事、こうすればもっとラクになると思うんだけどなぁ〜」ということに気づいてしまった場合には、「この仕事、こういうふうにやってもいいですか？」と聞いてみましょう。
この提案には次のようなメリットがあります。
- 考えているな、と思わせる
- 考える、工夫する、の訓練になる
- 先輩にとっても新たな気づきになる
「あなたのやりかたでやっていいよ」ということになれば、やり方は「あなたのやり方」なのですから、やり方がわからない、ということはありません。自分の思うようにやればいいわけですから。
それに、「やっていいよ」と許可が出たのですから、安心してその仕事に取り組むことができます。
ただ、あんまりやりすぎると、今までの会社の歴史の否定・批判につながってしまいます。ある程度の時期が経ってから、やんわりと提案してみることをお勧めします。
もちろん、会社の過去にこだわっていては、改善もイノベーションも生まれないわけですから、本来であれば積極的に改善案は提案すべきです。
でも、新人の間は残念ながら、自分が仕事をしやすいような環境を作ることが最優先となります。
どうしても腑に落ちない仕事のやり方に気づいてしまった場合には、メモを取っておくなどして、時期をみて提案してみましょう。
５．規定、マニュアルがあれば読む
先輩から教わる仕事のやり方や意味というのは、正確ではない場合があります。本来はやらなくてはならない手順を省略している場合があったり、正規の書類ではないフォーマットを使って仕事をしていることもあります。
最初に先輩から教わったやり方が、自分の中では「正解」として受け取ってしまいますが、本来のやり方というのが会社に残っていることがあります。
それは、文書や資料の形で残っている規定やマニュアル類です。
これは、仕事が生まれた当初に、いろいろ検討して「これが正しいやり方として周知しよう」ということで作成させたものです。そこには、なぜこのような手順を踏む必要があるのかということが書かれています。
たいていの場合、現在の仕事のやり方というのは、そのマニュアルから離れた方法で実施されていることがあります。そのようなわけで、「そもそものやり方」ということを頭にインプットしておくことはとても有効です。
先輩がどうして現在のような仕事のやり方になったのかも分かってくるからです。
仕事には目的があります。その目的に向かって最適なやり方というのが規定されているのが通常です。
そうした「仕事の目的」というところまで遡って考えていくことが、これから仕事をしていくにあたって助けになってきます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
- 新人の間は「仕事がわからないのは当たり前」という意識
- 入社一年目はなんでも聞けるという特権を積極的に使う
- 「わからないことすらわからない」という状態ならその気持ちを素直に伝える
- 仕事のやり方に違和感を覚えたのならやんわりと提案してみる
- 仕事の規定・マニュアル類を読む
…こうしたことで「仕事がよくわからない！」という状況を脱することができます。
ただし、これは新入社員であったり、新たに配属された初めての部署についてから、しばらくの間という期限付きです。
この「ゆるされた期間」というのを大いに活用していきましょう。
